- Налаштування дерева оргструктури
- Додавання співробітників до Оргструктури
- Режим додавання користувачів "За групами користувачів"
- Додавання користувачів до папок вручну
- Режим додавання користувачів "На основі даних імпорту"
- Режим додавання користувачів "Гібридний (обидва режими)"
- Додавання користувача в декілька підрозділів оргструктури одночасно
Робота з деревом Оргструктури
На початку роботи з системою функціонал "Оргструктура" порожній, тому необхідно створити дерево організаційної структури — додати папки, що відповідають підрозділам та їхній ієрархії.
Щоб створити Оргструктуру потрібно перейти в меню Користувачі - Організаційна структура:
Створити папки оргструктури можна наступними способами:
- Створити вручну — додати папки відділів та підрозділів, формуючи необхідну структуру.
- Імпорт через сервіс — можливість завантажити готову організаційну структуру за допомогою відповідного сервісу. Детальніше Імпорт Оргструктури з Azure AD, Імпорт Оргструктури з Active Directory.
- Імпорт із CSV — підготувати дерево огрструктури у форматі CSV-файла та завантажити його. Детальніше Імпорт за допомогою CSV-файлу. Імпорт за допомогою csv-файла можливий якщо в Політиках оргструктури обрано Режим - на основі даних імпотру або Режим - гібрідний.
Налаштування дерева оргструктури
Щоб додати до оргструктури новий підрозділ вищого рівня ієрархії потрібно натиснути кнопку "Додати підрозділ" (1) у верхній частині сторінки.
Для додавання підпорядкованого (вкладеного) підрозділу до вже існуючого, потрібно навпроти керівного підрозділу натиснути кнопку Дії та обрати Додати підрозділ або клікнути по назві підрозділу і в полі праворуч натиснути кнопку Додати підрозділ (2).
Таким чином можна створювати необхідну кількість підрозділів і формувати багаторівневу ієрархію відповідно до оргструктури компанії.
Також, при натисканні кнопки Дії для кожної папки доступні такі опції:
- Додати підрозділ - створення нового підпорядкованого підрозділа. При натискані цієї кнопки відкриється модальне вікно, в якому потрібно обов'язково вказати Назву підрозділу, за потреби додати коментар і натиснути кнопку Зберегти.
- Керування групами - опція визначає які Групи користувачів відносяться до цього підрозділу.
- Додати співробітників вручну - можливість вручну додати користувача до підрозділу незалежно від налаштованих правил.
- Редагувати - можливість змінити назву підрозділа, а також додати за потреби коментар.
- Видалити - видалення підрозділа з організаційної структури.
Перенесення підрозділів
Будь-який підрозділ можна перемістити до іншого підрозділу за допомогою перетягування.
Щоб перемістити підрозділ, наведіть курсор на потрібну папку, натисніть і утримуйте ліву кнопку миші, після чого перетягніть папку в потрібне місце.
Додавання співробітників до Оргструктури
В залежності від обраних налаштувань в Політиках оргструктури можливо три Режими додавання користувачів до оргструктури:
- За Групами користувачів;
- На основі даних імпорту;
- Гібрідний (обидва режима).
Режим додавання користувачів "За групами користувачів"
У режимі "За групами користувачів" додавання співробітників до папок оргструктури здійснюється на основі Груп користувачів.
Спочатку потрібно створити Групи користувачів та налаштувати правила, за якими система автоматично визначає, які користувачі мають належати до кожної Групи.
Для додавання співробітників до папки-підрозділу потрібно напроти цього підрозділу натиснути кнопку Дії і обрати Керування групами. Або клікнути на назву підрозділу і в області перегляду праворуч натиснути кнопку Керування групами.
У модальному вікні, що відкриється потрібно відмітити чекбаксами, які Групи користувачів відносяться до цього підрозділу і натиснути кнопку Зберегти.
До однієї папки оргструктури можна обрати декілька Груп користувачів.
Після збереження налаштувань система автоматично додає до підрозділу користувачів, які належать до вибраних Груп. Надалі склад підрозділу автоматично оновлюється відповідно до змін у складі Груп.
Додавання користувачів до папок вручну
Щоб додати користувача вручну до папки оргструктури, потрібно напроти цього підрозділу натиснути кнопку Дії і обрати Додати співробітників вручну. Або клікнути на назву підрозділу і в області перегляду праворуч натиснути кнопку Додати співробітників вручну.
У модальному вікні, що відкриється необхідно відмітити чекбоксами потрібних користувачів і натиснути кнопку Зберегти. За необхідності можна скористатись пошуком по ПІБ і фільтрацією за атрібутам: місто, підрозділ, посада, мітки.
Користувачі, які додані вручну, в області перегляду папки мають відповідний маркер Вручну. Також таких користувачів можна лекго видалити із папки.
- Якщо користувача додано до папки оргструктури вручну, а згодом до налаштувань папки додана Група користувачів, до якої також належить цей користувач, він відображатиметься лише один раз і матиме маркер "Вручну";
- Якщо значення атрибутів користувача змінилися і він перестав відповідати налаштованій Групі користувачів, але при цьому залишається доданим вручну, він продовжить відображатися в папці оргструктури;
- якщо доданого вручну користувача видалити і він більше не відповідає налаштованій Групі користувачів, то він буде видалений із папки оргструктури.
Режим додавання користувачів "На основі даних імпорту"
Якщо в Політиках оргструктури обрано режим "На основі даних імпорту", то можна завантажити до системи як дерево організаційної структури, так і користувачів із зазначенням відповідних підрозділів.
Імпорт дерева організаційної структури
Щоб завантажити одразу всі папки (дерево) орструктури, потрібно спочатку створити csv-файл (детальніше Імпорт за допомогою CSV-файлу), в якому для кожної папки необхідно зазначити:
- код підрозділу;
- назву підрозділу;
- код батьківського підрозділу.
Після цього на сторінці створення Організаційної структури потрібно натиснути кнопку Імпорт із csv і обрати відповідний csv-файл.
Розподіл користувачів по підрозділах
Після успішного імпорту папок оргструктури, необхідно у csv-файл імпорту користувачів додати інформацію з кодом підрозділів, в які повинні розподілитися користувач (детальніше: Синхронізація за допомогою CSV).
Режим додавання користувачів "Гібридний (обидва режими)"
Якщо в Політиках оргструктури обрано Гібридний режим, система під час розподілу користувачів по папках оргструктури одночасно враховує налаштування Груп користувачів та дані Імпорту. У цьому режимі також доступне додавання вручну користувачів до папок оргструктури.
Гібридний режим особливо зручний, якщо необхідно зберегти налаштування оргструктури, сформовані за Групами користувачів, під час подальшого автоматичного імпорту даних.
- якщо в користувача немає атрибуту
structure_uid, то розподіл відбувається по налаштованим Групам користувачів. - якщо атрибут
structure_uidзадано, то розподіл відбуватиметься по цьому атрибуту (тут може бути як одна папка, так і декілька, в залежності від опції Дозволити призначення користувача в кілька підрозділів оргструктури). При цьому розподіл по правилам Груп користувачів вже не працюватиме.
Іншими словами, пріоритет при розподіленні користувача по папкам матиме атрибут structure_uid. Якщо його не вказано, будуть використані налаштування папок оргструктури по Групам користувачів.
Додавання користувача в декілька підрозділів оргструктури одночасно
Досить часто співробітник може працювати одразу на декількох суміжних посадах, але в різних підрозділах.
Якщо в Політиках оргструктури обрано Режим роботи: "На основі даних імпорту" або "Гібридний (обидва режими)" стає доступною можливість розподіляти користувачів одразу до декількох підрозділів оргструктури:
Додати одного користувача автоматично до кількох підрозділів можна лише в цих двох режимах. В режимі "За групами користувачів" це призведе до конфлікту під час розподілу користувачів.
Якщо опція Дозволити призначення користувача в кілька підрозділів оргструктури включена, то при імпорті користувачів поле structure_uid може містити більше ніж один код підрозділу.
Для CSV-формату це розділені через кому значення кодів підрозділів, для АРІ - це масив.
Приклад передачі кількох підрозділів в CSV-файлі (двадцяте за порядком поле, Код підрозділу):
ID;Прізвище;Ім'я;По-батькові;Логін;Пошта;Пароль;Дата народження;Стать (Ж-1, Ч-0);Місто;Підрозділ;Посада;Мітки;Телефон;Статус (0 - працює, 1 - звільнений, 2 - декрет, 3 - лікарняний);Прийнятий на роботу;Google Id;Робочі контакти;Дата призначення поточної посади;Код підрозділу;Додаткове поле 1;Додаткове поле 2;Додаткове поле 3;JSON;Мова інтерфейсу;Додаткове поле 4;Додаткове поле 5;role_id;Manager Uid;position_level demo1;Рудий;Тимур;Болеславович;demo1;[email protected];123456;09.06.86;0;Київ;Відділ маркетингу;Керівник;demo;7777722222;0;15.07.14;;;;departmentId1;;;;;UK;;;;; demo2;Травень;Оксана;;demo2;[email protected];123456;12.03.81;1;Київ;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;1111144444;0;25.03.00;;;;departmentId1,departmentId2;;;;;EN;;;;; demo3;Петренко;Богдан;;demo4;[email protected];123456;16.10.88;0;Львів;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;11111;0;01.01.17;;;;departmentId2,departmentId3,departmentId4;;;;;UK;;;;; demo4;Вертута;Марія;;demo5;[email protected];123456;31.03.91;1;Львів;Відділ продажу;Співробітник;demo;0;0;14.08.99;;;;departmentId1,departmentId3;;;;;UK;;;;;
Приклад передачі кількох підрозділів через API:
