База знань LMS Collaborator

Підготовка файлу імпорту користувачів

В Collaborator можна виконати імпорт списку користувачів. Для цього потрібно підготувати файл у форматі CSV такого вигляду:

ID;Прізвище;Ім'я;По-батькові;Логін;Пошта;Пароль;Дата народження;Стать (Ж-1, Ч-0);Місто;Підрозділ;Посада;Мітки;Телефон;Статус (0 - працює, 1 - звільнений, 2 - декрет, 3 - лікарняний);Прийнятий на роботу;Google Id;Робочі контакти;Дата призначення поточної посади;Код підрозділу;Додаткове поле 1;Додаткове поле 2;Додаткове поле 3;JSON;Мова інтерфейсу;Додаткове поле 4;Додаткове поле 5;Роль
demo1;Рудий;Тимур;Болеславович;demo1;[email protected];123456;09.06.1986;0;Київ;Відділ маркетингу;Керівник;demo;7777722222;0;15.07.2014;UK
demo2;Травень;Оксана;;demo2;[email protected];123456;12.03.1981;1;Київ;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;1111144444;0;25.03.2000;EN
demo3;Квітень;Павло;;demo3;[email protected];123456;09.06.1985;0;Київ;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;5555544444;1;11.12.2015;UK
demo4;Петренко;Богдан;;demo4;[email protected];123456;16.10.1988;0;Львів;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;0000011111;0;01.01.2017;UK
demo5;Вертута;Марія;;demo5;[email protected];123456;31.03.1991;1;Львів;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;0000000000;0;14.08.1999;UK

Таким чином задається таблиця облікових записів. Перший рядок містить заголовки стовпців таблиці. Решта рядків файлу - записи в таблиці. Кожна комірка відокремлюється крапкою з комою.

Поля даних:

Файл у кодуванні ср1251 коректно відкривається будь-якою версією MS Excel і відображається у вигляді таблиці, дані якої можна змінювати.
Докладніше про способи редагування файлу див. Як можна змінювати файл імпорту

Excel-шаблон списку співробітників

Якщо ви не вивантажуєте .csv-файл зі списком співробітників з кадрової системи, а ведете окремий список користувачів для LMS, можна використовувати Excel-шаблон, на основі якого формувати .csv-файл для імпорту в потрібному форматі.
Всю інформацію щодо змін списку співробітників потрібно вносити в даний Excel-файл (додавання нових співробітників, звільнення, зміна даних і т.д.), після оновлення потрібно зберегти файл у форматі .csv UTF-8 без bom з роздільником ;.

На портал потрібно імпортувати саме .csv-файл.
За даними цього файлу, при імпорті автоматично створюються нові облікові записи в Collaborator. Існуючі в системі записи, для яких вказано ID (Зовнішній №), будуть оновлені згідно з ідентифікатором.

Особливості імпорту та оновлення деяких атрибутів

Мітки

Кожному користувачеві в CSV-файлі можна задати одну або кілька міток (тегів). Вони дозволяють не тільки відзначити належність користувача до будь-якої групи, а й швидко знаходити потрібну людину за заданими ознаками. Наприклад, як теги зручно використовувати назви навчальних груп, професій.

При оновленні даних Користувачів під час імпорту є опція Не перезаписувати існуючі мітки під час імпорту.

1. Якщо опція Вимкнена - ВСІ мітки Користувачів у системі будуть замінені на ті, що приходять з файлу імпорту.

   • якщо жодної мітки по користувачеві при імпорті не надійде, то ВСІ його існуючі мітки будуть видалені.
   • якщо є необхідність додавати мітки Користувачам вручну, тоді опцію Не перезаписувати існуючі мітки при імпорті потрібно увімкнути.

2. Якщо опція Увімкнена, то жодна існуюча мітка не буде видалена при імпорті, навіть якщо з імпортом немає жодної мітки. Також:

   • у файлі імпорту є нові мітки - вони будуть додані Користувачеві на порталі
   • Мітки, які вже є у користувача на порталі - ігноруються, тобто залишаються.
   • видалити мітки у Користувача можна лише вручну через інтерфейс функціоналу Таблиця користувачів.

При імпорті можна задати кілька міток одразу. Для цього їх достатньо перерахувати через кому, наприклад:

Окремими атрибутами облікового запису є Місто, Підрозділ та Посада. Вони необхідні для коректної роботи функцій Оргструктура, Оцінка, Правила автоматизації та доступу до Ресурсів в Базі Знань

Телефонні номери

Кожному користувачу в CSV-файлі можна задати номер телефону. Після імпорту дані з номером доступні для Адміністратора, Користувача в його профілі, а також у меню Контакти.
Телефонний номер може використовуватись для надсилання повідомлень/сповіщень Користувачам через різні Канали зв'язку

Способи вказівки телефонних номерів:

1.Без вказівки коду країни.

У такому разі всім номерам буде присвоєно той код країни, що вказаний в налаштуваннях сайту. Якщо, наприклад, у налаштуваннях встановлено за замовчуванням телефонний код України, то після імпорту поле з телефоном буде заповнено так:

• на сторінці Редагування профілю
  
• на сторінці профілю
  

Код країни можна змінити в ручному режимі, але після чергового імпорту він може знову зміниться на код, заданий за замовчуванням на сайті.

2.Із зазначенням телефонних кодів країни.
Використання доречно, коли в одному файлі Користувачі з номерами різних країн.

Регулярні оновлення

Цей механізм імпорту використовується для синхронізації записів Користувачів у Collaborator із записами облікових кадрових систем (1С, Hurma, People Force та інших).

Правила імпорту та оновлення даних:

1. Якщо у файлі з'явиться новий співробітник - у системі Collaborator буде створено новий обліковий запис з відповідними даними.
2. Якщо у файлі по співробітнику зміняться дані, наприклад, прізвище, e-mail, логін, посада і т.д., то ці ж дані будуть змінені і у відповідному обліковому записі в системі .

3. Якщо користувач змінить собі логін або email вручну у профілі, то імпорт файлу замінить їх своїми значеннями логіна та email.

Щоб не змінювати при імпорті email або логін, який введе собі користувач, потрібно включити параметр порталу:

• "Не перезаписувати змінений email користувача при імпорті"
• "Не перезаписувати змінений логін користувача при імпорті"
  Дане налаштування здійснює Техпідтримка системи Collaborator. Як зв'язатися з техпідтримкою або залишити заявку дивіться у футері цієї сторінки.

Для налаштування "Не перезаписувати змінений email користувача при імпорті" є виняток. Якщо у користувача вказаний фейковий email @test.me, а у файлі імпорту вказаний реальний email, він буде оновлений.

4. Пароль користувача не перезаписується при повторному імпорті.
5. Інформація в полях Дата народження та Телефон не замінюється на порожнє значення після імпорту, якщо ці дані відсутні.

При повторному імпорті (синхронізації) нові Користувачі будуть додані, звільнені співробітники заблоковані, а для існуючих персональні дані буде автоматично перевірено та оновлено.

Статистика змін виводиться у вигляді спливаючого повідомлення після закінчення завантаження файлу. Потрібно стежити, щоб кількість доданих змін у файлі імпорту співпадала з цифрами цього повідомлення. Якщо є якісь розбіжності, то швидше за все допущені помилки під час редагування файлу імпорту.

Імпорт користувача працює в режимі синхронізації. Достатньо організувати вивантаження даних із цих систем у текстовий файл формату CSV. Цей формат підтримується майже всіма поширеними системами кадрового обліку.

Всі зміни після імпорту користувачів зберігаються в Протоколі імпорту користувачів. Це дозволяє відстежити зміни посади, зміну підрозділу та зміни особистих даних працівників.