Робота з деревом цілей

Головна/Розвиток/Управління по цілям/Робота з деревом цілей

Зміст

Створення дерева цілей
Дії для дерева цілей
Заповнення параметрів Цілі
Структурна папка
Критерії успіху / KPI
Режим редагування/Режим оцінки

Створення дерева цілей

Після додавання нового Стратегічного плану автоматично на сторінці Стратегічний план для Адміністратора формується Дерево цілей такого виду:

Якщо план ще не заповнений, то для Користувачів на сторінці нічого не виводиться (тільки фоновий напис, що немає елементів).

Клік по "Додати елемент першого рівня" створює елемент плану першого рівня та дозволяє Адміністратору його редагувати та створювати дочірні елементи.

Якщо ціль призначена керівнику, тоді в дереві цілей поруч з нею відображається зірочка. При наведені курсора миші на неї, з'являється підказка з текстом "Ціль керівника".

Після початку редагування Дерева цілей (додавання, видалення, переміщення цілей) на сторінці з'являється попередження:

Для інших Адміністраторів у цей час з'являється інше повідомлення і дерево цілей блокується для змін на 15 хвилин з моменту останньої зміни або до завершення дії (клік на кнопку "Завершити" поточним адміністратором).

При цьому заповнювати уже створені цілі можуть всі користувачі.

Зліва кожного елемента плану виводиться номер його рівня вкладеності - від 1 до 9.

В лівій частині кожного елемента Дерева цілей знаходиться кнопка яка перемикає режим відображення "розгорнути/згорнути" його дочірніх елементів.

За замовчуванням всі елементи Дерева цілей нижче 1 рівня згорнуті.

Якщо в дереві цілей не обрано жодного елемента, то у правій частині сторінки відображається фоновий напис “Виберіть елемент плану, щоб подивитись інформацію по ньому”.

Для вибраного елемента Дерева цілей у правій частині сторінки відображається форма для перегляду та редагування його параметрів.

Дії для дерева цілей

Біля кожної цілі в дереві є кнопка з діями. По кліку на неї відкривається випадаючий список з доступними для даної цілі діями:

Переведення цілі в режим редагування або оцінки - детально про дані опції описано в розділі Режим редагування/Режим оцінки.

Перемістити ціль

Кожну можна перемістити до іншої батьківської цілі (тобто в іншу папку). По кліку на дію Перемістити відкриється модальне вікно, в якому потрібно обрати нову батьківську ціль для даної та натиснути застосувати:

Крім того, перемістити ціль в межах одного рівня можна "перетягнувши" її в необхідне місце дерева цілей.

Додати ціль

Для створення дочірнього елементи плану потрібно натиснути кнопку “Додати підпункт” в меню правої частини потрібного елемента. Елементи 9-го рівня такої кнопки не мають.

Копіювати

Цілі можна копіювати. Для цього потрібно клікнути на відповідну дію. Після цього відкриється модальне вікно, в якому потрібно обрати спочатку Дерево, в яке буде скопійована ціль, а потім батьківську ціль в цьому дереві:

Створити цілі для співробітника

Дія доступна у разі використання шаблону длядодавання цілей. Детально в статті - Додавання цілей за шаблоном

Переглянути протокол

Перехід на протокол зміни статусів даної цілі. Детально про протокол статусів цілей в статті - Протокол статусів цілей

Видалення цілі

Видаляти цілі може лише Адміністратор із правом видаляти цілі. Детальніше про Ролі в системі Collaborator та їх права в статті Ролі в системі та їх права.

Перед видаленням виводиться повідомлення:

Після видалення на сторінці відображається Дерево цілей, у якому не вибрано жодного елемента.

Заповнення параметрів Цілі

При редагуванні параметрів усі зміни зберігаються автоматично в реальному часі. Основні параметри:

Назва (1) - назва цілі;
Cтруктурна папка (2) - ознака елемента дерева, що використовується для групування цілей. Детальніше в Структурна папка.
Виконавець (3) - користувач, якому призначено ціль. Також, якщо на сторінці Додавання Стратегічного плану був доданий шаблон для додавання цілей, то співробітник призначений Виконавцем батьківської цілі за замовчуванням буде Куратором дочірніх цілей (детальніше в Додавання цілей за шаблоном).
Куратор (4) - користувач, відповідальний за перевірку виконання даної цілі. Також, якщо був використаний шаблон для додавання цілей, то призначений таким чином Куратор за замовчуванням є Виконавцем батьківської цілі.
Виконати до (5) - кінцева дата виконання цілі;
Статус (6) - вибір статусу виконання цілі (детальніше в Налаштування статусів для цілей);
Фактична дата виконання (7) - встановлюють, коли вважають завдання виконаним;
Вага цілі (8) - необхідно вказати значущість цілі для загального результату у %. Вагу цілі визначає адміністратор, або сам користувач.

Якщо при створені Стратегічного плану увімкнено опцію "Обчислити вагу цілі на основі KPI", то поле "Вага цілі" заповнюється автоматично, як сума значень КПІ даної цілі.

Зверніть увагу! Сумарна вага всіх цілей для кожного виконавця повинна становити 100%. Якщо загальне значення перевищує 100%, підсумок буде виділено червоним кольором.

Якщо при створені стратегічного плану увімкнено опцію "Заборонити виставляти сумарну вагу для цілей понад 100%", і при заповненні ваги загальний показник перевищує 100%, система під час збереження автоматично скоригує вагу поточної цілі так, щоб сумарне значення залишалося рівним 100%.

Самооцінка (9) - оцінка виконання завдання, що встановлюється самим Виконавцем. Якщо в налаштуваннях Стратегічного плану задана шкала, то оцінка обирається з випадаючого списку, відповідно до шкали. Куратор немає змоги змінити самооцінку іншого користувача, лише свою.
Оцінка куратора (10) - оцінка виконання завдання, що встановлюється куратором цілі. Якщо в налаштуваннях Стратегічного плану задана шкала, то оцінка обирається з випадаючого списку, відповідно до шкали.
Опис (11) - детальний опис цілі;
Група цілі (12) - поле відображається, якщо в налаштуваннях стратегічного плану увімкнено опцію Додати групи для цілей. При увімкнені даноі опції і створені груп, цілі можна розподілити по створеним категоріям. Також на сторінці Стратегічного плану для кожної групи цілей можна налаштувати окрему шкалу оцінювання. Якщо ціль додана до групи з окремою шкалою, її оцінювання здійснюватиметься саме за цією окремою шкалою, а не за загальною.
Критерії успіху/KPI (13) - список чи опис показників, виконання яких визначає виконання цілі. Докладніше в розділі Критерії успіху / KPI;
Вага KPI (14) - поле відображається, якщо в налаштуваннях стратегічного плану увімкнено опцію "Обчислити вагу цілі на основі KPI". У такому випадку для кожного KPI потрібно обов’язково вказати відсоткову вагу. При цьому, сума всіх КПІ автоматично буде зазначена, як "Вага цілі" (8).
Підсумки (15) - поле для внесення результатів виконання цілей. Заповнюється Виконавцем перед обговоренням результатів із Керівником. Додатково підсумки можуть залишати Куратор або Адміністратор. Внесена інформація відображається в таблиці "Мої цілі".
Коментарі (16) - поле для комунікації між учасниками процесу. Коментарі можуть залишати Адміністратор, Куратор та Виконавець. Адміністратор має можливість редагувати та видаляти коментарі.

Структурна папка

Структурна папка - це ознака елемента Дерева, який використовується для групування цілей.
Якщо опція увімкнена, то в даному елементі дерева цілей відображаються і доступні для зміни лише наступні параметри:

(1) - Назва;
(2) - Виконавець;
(3) - Опис.

Якщо на сторінці Додавання Стратегічного плану був використаний шаблон для додавання цілей, то співробітник призначений Виконавцем батьківської цілі за замовчуванням буде Куратором дочірніх підзадач цієї папки.

В дереві цілей Структурна папка виділяється іконкою:

Елемент "Структурна папка" не бере участі у валідації сумарної ваги всіх цілей Виконавця та не відображається в таблицях на сторінці "Поточні цілі" Виконавця.

Критерії успіху / KPI

Для кожноі цілі є можливість задати критерії (КПІ), які будуть визначати виконання всієї цілі.

Є два можливі режими відображення KPI:

режим списку;
режим опису.

Встановлюється відповідними кнопками:

Режим списку - можна створити список ознак, виконання яких означатиме виконання цілі.
KPI представляється як список бінарних ознак, про які можна сказати - "так" або "ні" та відзначити виконання чек-боксом. Для режиму списку максимальна довжина критерію - 2000 символів.

Режим опису - KPI представлені описом для ознайомлення.

Редагувати список може Адміністратор, Куратор, Виконавець.

Якщо в налаштуваннях Стратегічного плану увімкнено опцію "Обчислити вагу цілі на основі KPI", то в Режимі списку відобразяться поля, де необхідно вказати вагу кожного КПІ у %.

Режим редагування/Режим оцінки

Для цілей є два режими роботи:

Режим редагування;
Режим оцінки.

Встановлюються режими в налаштуваннях цілі праворуч.

У режимі редагування доступне внесення змін до всіх параметрів цілі. Якщо цей режим увімкнено, виконавець і куратор також отримують можливість редагувати налаштування цілі.

Після завершення необхідних налаштувань адміністратор може перевести ціль у режим оцінки. У цьому режимі частина параметрів стає недоступною для редагування, а змінювати можна лише:

статус;
дату виконання;
самооцінку;
оцінку куратора;
група цілі;
відмітки виконання KPI;
підсумки;
коментарі.