Розгляд заявок на зовнішнє навчання
Після того, як Користувач створив заявку на зовнішнє навчання, вона направляється на узгодження керінику і відповідальному адміністратору, про що Їм приходить відповідне сповіщення за шаблоном Зовнішнє навчання - Нова заявка на навчання
Порядок узгодження заявки на зовнішнє навчання
В системі передбачено кілька етапів узгодження заявки на зовнішнє навчання.
Після створення користувачем заявки, система автоматично визначає безпосереднього керівника згідно з організаційною структурою та спрямовує заявку на його розгляд для первинного узгодження. Керівник може або узгодити заявку, або відмовити в узгодженні. Якщо керівник узгоджує заявку, вона автоматично переходить на наступний етап - до відповідального адміністратора, який приймає остаточне рішення щодо погодження заявки або відмови.
Якщо система не може визначити керівника для цього користувача згідно з оргструктурою, заявка автоматично одразу надходить до відповідального адміністратора, який виконує обидві функції: спочатку узгоджує заявку, а потім приймає рішення щодо її погодження чи відмови.
Опрацювання заявок на зовнішнє навчання
Для опрацювання заявок необхідно перейти до меню Розвиток - Управління - Заявки на зовнішнє навчання.
На сторінці Заявки на зовнішнє навчання відображається наступна інфрмація:
(1) - Тема навчання – тема заявки на зовнішнє навчання;
(2) - Дані Користувача: ПІБ, Посада, Місто, Мітки;
(3) - Статус заявки: Очікує на узгодження, Узгоджено, Прийнято, Відмовлено, Закрито;
(4) - Відповідальний керівник або призначений адміністратор;
(5) - Дата та час створення заявки Користувачем;
За всіма зазначеними параметрами доступна фільтрація і сортування; щоб скинути всі фільтри необхідно натиснути відповідну кнопку;
(6) - Прикріплені файли - користувач має можливість завантажити файли з детальною інформацією про навчання;
(7) - кнопка Переглянути - перехід до детального перегляду заявки на навчання;
(8) - Видалення заявки на навчання;
(9) - Налаштування параметрів заявок. Детальніше у статті Налаштування параметрів для заявок на зовнішнє навчання.
(10) - експорт в Excel - вивантаження звіту в Excel.
Щоб відкрити детальний Перегляд заявки та змінити статус заявки, слід натиснути на назву Теми навчання (1) або кнопку Переглянути (7).
На сторінці Перегляд заявки відображається детальна інформація про навчаня та доступні дії щодо заявки. Якщо заявка перебуває у статусі "Очікує на узгодження", її можна "Узгодити" або "Відмовити".
Після набуття статусу "Узгоджено" адміністратор може "Прийняти" заявку або "Відмовити".
У блоці Учасники заявки зазначаються користувач, який подав заявку, та користувач, який її узгодив.
У випадку відхилення заявки керівником або адміністратором, тобто зміни статусу на Відмовлено, з'явиться модальне вікно для внесення Причини відмови.
Заявки, щодо яких усі необхідні дії вже виконано, можуть бути переведені зі статусів Прийнято або Відмовлено у статус Закрито — для цього необхідно на сторінці Перегляд заявки натиснути кнопку Закрити.
Після переходу в статус Закрито заявка доступна тільки для перегляду. При цьому в блоці Учасники заявки відображаються всі етапи її опрацювання, усі статуси та відповідальні користувачі, які їх присвоювали.
