База знань LMS Collaborator

Способи призначення Користувачів на завдання-оцінку

Після того як створили оцінку (за критеріями або за компетенціями) та додали завдання з цією оцінкою, можете переходити до наступного етапу: вибір співробітників, які братимуть участь в анкетуванні (кого оцінюють і хто оцінює).

В системі Collaborator є чотири Способи призначення Користувачів на завдання з оцінкою:

• Вручну:
  • 1 спосіб - Адміністратор вручну додає кожну Анкету: обирає хто кого оцінює та в якій ролі (самооцінка, керівник, підлеглий, колега, співробітник);
  • 2 спосіб - Адміністратор підготовляє CSV-файл, в якому зазначає, хто кого та в якій ролі оцінює, на основі якого в системі створюються анкети;
• Функціональними керівниками - Адміністратор в списку позначає користувачів, для оцінки яких їх функціональним керівникам автоматично будуть створені анкети;
• За оргструктурою - Адміністратор вручну обирає Користувача, якого оцінюють, а Користувачі, які будуть давати оцінку (заповнювати Анкету) визначаються автоматично за зв'язками в Оргструктурі.

Спосіб призначення залежить від того, який Режим призначення анкет було обрано при створенні завдання-оцінки: вручну, функціональними керівниками чи по оргструктурі.

Додавання користувачів на завдання-оцінку вручну

Щоб призначити Користувачів на завдання з оцінкою вручну потрібно:

1. На сторінці Додавання завдання обрати налаштування Режим призначення анкет - вручну та зберегти завдання. (Детальніше: Додавання завдання з оцінкою )

2. В меню Управління навчанням - Завдання натиснути на кнопку Перегляд всіх підзадач на заповнення анкет біля потрібного завдання.

3. Далі натиснути на кнопку Додати анкету.

4. В вікні Додавання анкети до оцінювання вказати:
   • (1) Кого оцінювати - пошук Користувачів за ПІБ;
   • (2) Хто буде оцінювати - пошук Користувачів за ПІБ;
   • (3) В якій ролі - ким є Користувач, який опитується (заповнює Анкету) для того, кого оцінюють: самооцінка, колега, керівник, підлеглий, співробітник. Щоб обрати роль із випадаючого списку - натисніть на трикутник (5).

Щоб додати ще Користувачів, які будуть оцінювати (заповнювати Анкету) - натисніть кнопку (4). Видалити Користувача з Анкети - кнопка (6).

Після натискання кнопки Зберегти Анкета з'являється у:

• Користувачів, які будуть давати оцінку (заповнювати Анкету) в меню Мої завдання.
• Адміністратора в меню Управління навчанням - Завдання - Перегляд всіх підзадач на заповнення анкет.

Створення анкет для завдання-оцінки за допомогою файлу

1. Для автоматичного створення анкет на основі файлу Адміністратору спершу необхідно підготувати файл у форматі CSV.

   Файл має 3 поля на кожному рядку:

   1. Email користувача, якого будуть оцінювати;
   2. Email користувача, який буде оцінювати;
   3. Роль, в якій користувач заповнює анкету.

2. На сторінці Перегляду всіх підзадач на заповнення анкет (з меню Управління навчанням => Завдання) потрібно натиснути на кнопку "Призначити списком з файлу".

Після цього відкриється вікно для вибору файла на комп'ютері, оберіть потрібний файл. Як тільки імпорт завершиться, анкети буде створено.

Призначення Завдання-оцінки функціональними керівниками

Щоб призначити Користувачів на завдання з оцінкою функціональними керівниками потрібно:

1. На сторінці Додавання завдання обрати налаштування Режим призначення анкет - Оцінка функціональними керівниками та зберегти завдання. Також для режиму по функціональним керівникам доступні додаткові налаштування Способу збору оцінки: самооцінка, оцінку дає керівник.

2. У списку Завдань (меню Управління навчанням - Завдання) натиснути Вибір користувачів, яких оцінюватимуть.

3. Вибрати Користувача, якого необхідно оцінити та натиснути на кнопку Призначити. Для швидкого пошуку Користувачів можна використовувати різні фільтри та сортування в таблиці. При призначенні користувачів за відповідними зв'язками з функціональними керівниками створюються анкети для оцінки.

Призначення Завдання-оцінки за оргструктурою

Щоб призначити Користувачів на Завдання-оцінку по Оргструктурі потрібно:

1. На сторінці Додавання завдання обрати налаштування Режим призначення анкет - Оцінка по оргструктурі та зберегти Завдання.
   Також для режиму по Оргструктурі доступні додаткові налаштування Способу збору оцінки (Детальніше: Створення та редагування завдання-оцінки):

2 і 3 кроки аналогічні до таких у призначенні оцінки функціональними керівниками.

Користувачі, які будуть оцінювати (заповнювати Анкету) призначаються автоматично за зв'язками в Оргструктурі.

Зв'язки в Оргструктурі

Вибір і призначення респондентів, тобто тих, хто заповнюватиме анкету опитування, залежить від вибору співробітника, якого оцінюють, та заданих для нього зв'язків керівник-колега-підлеглий в Оргструктурі.

Відповідно, після вибору того, хто буде оцінюватися, Collaborator автоматично створить завдання на заповнення анкети для керівника, колег, підлеглих та на самооцінку для самого співробітника.

Як Оргструктура в Collaborator визначає зв'язки між співробітниками та підрозділами покажемо на такому прикладі.

• Торгова компанія "Маркет-груп"
  Петренко Олександр
  Іваненко Наталія

  • Відділ продажів
    Коваленко Андрій
    Мельник Ірина
    Шевченко Максим

    • сектор логістики
      Гнатюк Олег
      Поліщук Марина
      Данилюк Ігор

  • Відділ закупівель
    Бондар Олена
    Ткачук Сергій
    Лисенко Вікторія

  • Відділ маркетингу
    Савченко Юлія
    Кравець Дмитро
    Романюк Анна

  • Фінансовий відділ
    Мороз Тетяна
    Козак Оксана

Організаційна структура компанії відображається у вигляді дерева підрозділів, де кожен структурний підрозділ представлений окремою папкою. Папки можуть мати декілька рівнів вкладеності, що дозволяє наочно відобразити ієрархію компанії.

Наприклад, папка «Торгова компанія "Маркет-Груп"» є кореневим підрозділом організаційної структури. До її складу входять папки відділів, а всередині відділів можуть бути створені папки секторів та інших підпорядкованих підрозділів.

Кожна папка відповідає окремому структурному підрозділу, в якому працюють користувачі.

Користувачі, які займають керівні посади, відображаються курсивом та підкресленим шрифтом.

Для користувача Коваленко Андрій:

• керівник - Петренко Олександр;
• колеги - Бондар Олена, Савченко Юлія, . Співробітник Іваненко Наталія не може бути колегою, оскільки займає не керівну посаду;
• підлеглі - Мельник Ірина, Шевченко Максим, Гнатюк Олег.

Для користувача Іваненко Наталія:

• керівник - Петренко Олександр;
• колег немає, так як у даному підрозділі крім нього та керівника інших співробітників немає;
• підлеглих немає.

Для користувача Петренко Олександр:

• керівника немає;
• колег немає;
• підлеглі - Іваненко Наталія, Коваленко Андрій, Бондар Олена, Савченко Юлія, Мороз Тетяна, Козак Оксана.

Для користувача Мороз Тетяна:

• керівник - Петренко Олександр;
• колега - Козак Оксана. Співробітники з керівними посадами - Коваленко Андрій, Бондар Олена, Савченко Юлія - не можуть бути його колегами. Співробітник Іваненко Наталія також не може бути колегою, оскільки працює в іншому підрозділі;
• підлеглих немає.

Зверніть увагу! При автоматичному визначенні Керівників, пошук виконується "вгору по папках" дерева структури. Якщо на цьому рівні виявиться декілька співробітників з Посадою, відміченою "керівник", то вони всі вважатимуться Керівниками. У такому випадку в оцінці братиме участь кожний Керівник.

При визначенні Підлеглих пошук по папках відбувається вглиб дерева Оргструктури. Підлеглими є всі співробітники на Посаді без мітки "керівник", які знаходяться в тій же папці, що і співробітник-Керівник, а також всі користувачі в підлеглих підрозділах, якщо в цих підрозділах немає власного Керівника.