База знань LMS Collaborator

Підготовка файлу імпорту користувачів

В Collaborator можна виконати імпорт списку користувачів. Для цього потрібно підготувати файл у форматі CSV такого вигляду:

ID;Прізвище;Ім'я;По-батькові;Логін;Пошта;Пароль;Дата народження;Стать (Ж-1, Ч-0);Місто;Підрозділ;Посада;Мітки;Телефон;Статус (0 - працює, 1 - звільнений, 2 - декрет, 3 - лікарняний);Прийнятий на роботу;Google Id;Робочі контакти;Дата призначення поточної посади;Код підрозділу;Додаткове поле 1;Додаткове поле 2;Додаткове поле 3;JSON;Мова інтерфейсу;Додаткове поле 4;Додаткове поле 5;role_id
demo1;Рудий;Тимур;Болеславович;demo1;[email protected];123456;09.06.1986;0;Київ;Відділ маркетингу;Керівник;demo;7777722222;0;15.07.2014;UK;;;
demo2;Травень;Оксана;;demo2;[email protected];123456;12.03.1981;1;Київ;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;1111144444;0;25.03.2000;EN;;;
demo3;Квітень;Павло;;demo3;[email protected];123456;09.06.1985;0;Київ;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;5555544444;1;11.12.2015;UK;;;
demo4;Петренко;Богдан;;demo4;[email protected];123456;16.10.1988;0;Львів;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;0000011111;0;01.01.2017;UK;;;
demo5;Вертута;Марія;;demo5;[email protected];123456;31.03.1991;1;Львів;Відділ маркетингу;Співробітник;demo;0000000000;0;14.08.1999;UK;;;

Таким чином задається таблиця облікових записів. Перший рядок містить заголовки стовпців таблиці. Решта рядків файлу - записи в таблиці. Кожна комірка відокремлюється крапкою з комою.

Поля даних:

Файл у кодуванні ср1251 коректно відкривається будь-якою версією MS Excel і відображається у вигляді таблиці, дані якої можна змінювати.
Докладніше про способи редагування файлу див. Як можна змінювати файл імпорту

Excel-шаблон списку співробітників

Якщо ви не вивантажуєте .csv-файл зі списком співробітників з кадрової системи, а ведете окремий список користувачів для LMS, можна використовувати Excel-шаблон, на основі якого формувати .csv-файл для імпорту в потрібному форматі.
Всю інформацію щодо змін списку співробітників потрібно вносити в даний Excel-файл (додавання нових співробітників, звільнення, зміна даних і т.д.), після оновлення потрібно зберегти файл у форматі .csv UTF-8 без bom з роздільником ;.

На портал потрібно імпортувати саме .csv-файл.
За даними цього файлу, при імпорті автоматично створюються нові облікові записи в Collaborator. Існуючі в системі записи, для яких вказано ID (Зовнішній №), будуть оновлені згідно з ідентифікатором.

Особливості імпорту та оновлення деяких атрибутів

Мітки

Кожному користувачеві в CSV-файлі можна задати одну або кілька міток (тегів). Вони дозволяють не тільки відзначити належність користувача до будь-якої групи, а й швидко знаходити потрібну людину за заданими ознаками. Наприклад, як теги зручно використовувати назви навчальних груп, професій.

При оновленні даних Користувачів під час імпорту є опція Не перезаписувати існуючі мітки під час імпорту.

1. Якщо опція Вимкнена - ВСІ мітки Користувачів у системі будуть замінені на ті, що приходять з файлу імпорту.

   • якщо жодної мітки по користувачеві при імпорті не надійде, то ВСІ його існуючі мітки будуть видалені.
   • якщо є необхідність додавати мітки Користувачам вручну, тоді опцію Не перезаписувати існуючі мітки при імпорті потрібно увімкнути.

2. Якщо опція Увімкнена, то жодна існуюча мітка не буде видалена при імпорті, навіть якщо з імпортом немає жодної мітки. Також:

   • у файлі імпорту є нові мітки - вони будуть додані Користувачеві на порталі
   • Мітки, які вже є у користувача на порталі - ігноруються, тобто залишаються.
   • видалити мітки у Користувача можна лише вручну через інтерфейс функціоналу Таблиця користувачів.

При імпорті можна задати кілька міток одразу. Для цього їх достатньо перерахувати через кому, наприклад:

Окремими атрибутами облікового запису є Місто, Підрозділ та Посада. Вони необхідні для коректної роботи функцій Оргструктура, Оцінка, Правила автоматизації та доступу до Ресурсів в Базі Знань

Телефонні номери

Кожному користувачу в CSV-файлі можна задати номер телефону. Після імпорту дані з номером доступні для Адміністратора, Користувача в його профілі, а також у меню Контакти.
Телефонний номер може використовуватись для надсилання повідомлень/сповіщень Користувачам через різні Канали зв'язку

Способи вказівки телефонних номерів:

1.Без вказівки коду країни.

У такому разі всім номерам буде присвоєно той код країни, що вказаний в налаштуваннях сайту. Якщо, наприклад, у налаштуваннях встановлено за замовчуванням телефонний код України, то після імпорту поле з телефоном буде заповнено так:

• на сторінці Редагування профілю
  
• на сторінці профілю
  

Код країни можна змінити в ручному режимі, але після чергового імпорту він може знову зміниться на код, заданий за замовчуванням на сайті.

2.Із зазначенням телефонних кодів країни.
Використання доречно, коли в одному файлі Користувачі з номерами різних країн.

Ролі користувачів

Кожному користувачу в CSV-файлі можна задати id ролі, яка буде йому призначена після імпорту. Таким чином можна автоматизувати призначення ролей користувачам. Необхідний id ролі можна дізнатись у Техпідтримки.
Також необхідно, щоб була включена політика для Ролі - Передавання через імпорт.

Процес імпорту Користувачів

Для імпорту Користувачів до системи Collaborator необхідно завантажити підготовлений файл імпорту за допомогою кнопки Імпортувати користувачів. Для цього достатньо "перетягнути" файл на вказану кнопку або натиснувши кнопку вибрати його.

Після завершення завантаження нові користувачі будуть додані до Системи, а існуючі оновлені, якщо з ними були зміни у файлі імпорту:

Регулярні оновлення

Цей механізм імпорту використовується для синхронізації записів Користувачів у Collaborator із записами облікових кадрових систем (1С, Hurma, People Force та інших).

Правила імпорту та оновлення даних:

1. Якщо у файлі з'явиться новий співробітник - у системі Collaborator буде створено новий обліковий запис з відповідними даними.
2. Якщо у файлі по співробітнику зміняться дані, наприклад, прізвище, e-mail, логін, посада і т.д., то ці ж дані будуть змінені і у відповідному обліковому записі в системі .

3. Якщо користувач змінить собі логін або email вручну у профілі, то імпорт файлу замінить їх своїми значеннями логіна та email.

Щоб не змінювати при імпорті email або логін, який введе собі користувач, потрібно включити параметр порталу:

• "Не перезаписувати змінений email користувача при імпорті"
• "Не перезаписувати змінений логін користувача при імпорті"
  Дане налаштування здійснює Техпідтримка системи Collaborator. Як зв'язатися з техпідтримкою або залишити заявку дивіться у футері цієї сторінки.

Для налаштування "Не перезаписувати змінений email користувача при імпорті" є виняток. Якщо у користувача вказаний фейковий email @test.me, а у файлі імпорту вказаний реальний email, він буде оновлений.

4. Пароль користувача не перезаписується при повторному імпорті.
5. Інформація в полях Дата народження та Телефон не замінюється на порожнє значення після імпорту, якщо ці дані відсутні.

При повторному імпорті (синхронізації) нові Користувачі будуть додані, звільнені співробітники заблоковані, а для існуючих персональні дані буде автоматично перевірено та оновлено.

Статистика змін виводиться у вигляді спливаючого повідомлення після закінчення завантаження файлу. Потрібно стежити, щоб кількість доданих змін у файлі імпорту співпадала з цифрами цього повідомлення. Якщо є якісь розбіжності, то швидше за все допущені помилки під час редагування файлу імпорту.

Імпорт користувача працює в режимі синхронізації. Достатньо організувати вивантаження даних із цих систем у текстовий файл формату CSV. Цей формат підтримується майже всіма поширеними системами кадрового обліку.

Всі зміни після імпорту користувачів зберігаються в Протоколі імпорту користувачів. Це дозволяє відстежити зміни посади, зміну підрозділу та зміни особистих даних працівників.